A inscrição de um contabilista certificado verifica-se em minutos no portal da Ordem dos Contabilistas Certificados, e é a única forma de saber se quem lhe assina as contas está habilitado a fazê-lo. Não é o cartão que ele lhe mostra, não é o carimbo no recibo, não é o nome da empresa — é a inscrição activa na Ordem.
Este artigo explica o que um contabilista certificado é responsável por assinar, o que deve constar de um contrato de avença, e o que verificar antes de contratar.
Contabilista certificado e empresa de contabilidade não são a mesma coisa
A contabilidade organizada tem de ser assumida por um contabilista certificado — uma pessoa singular, inscrita na Ordem dos Contabilistas Certificados, que assina as demonstrações financeiras e as declarações fiscais e responde por elas.
A empresa de contabilidade é a estrutura que presta o serviço. Contrata-se a empresa, mas quem assume tecnicamente as contas é sempre uma pessoa identificada.
Se no contrato não está o nome e o número de inscrição do contabilista certificado que vai assumir a sua contabilidade, o contrato está incompleto.
O que verificar antes de contratar
- Inscrição activa na Ordem do contabilista que vai assumir as contas — nome e número, confirmados na fonte.
- Quantas empresas tem a cargo. Não há uma resposta certa, mas há um sinal: uma carteira muito grande com estrutura muito pequena significa que quem trata da sua contabilidade não é quem a assina.
- Seguro de responsabilidade civil profissional em vigor, e com que capital.
- Quem é o interlocutor no dia-a-dia e qual o tempo de resposta acordado.
- O que está incluído na avença e o que é facturado à parte — este é o ponto que mais discussões gera. Ver a tabela abaixo.
- Software utilizado e, sobretudo, de quem são os dados. Se mudar de contabilista, tem direito a levar a contabilidade — confirme que sai em formato utilizável, e não em papel.
- Prazo de entrega dos documentos da sua parte e de reporte da parte deles. Um contabilista que só lhe diz o resultado em maio do ano seguinte não é um instrumento de gestão.
- Denúncia do contrato e procedimento de entrega de arquivo.
Incluído ou facturado à parte
| Rubrica | Nota |
|---|---|
| Lançamentos e escrituração corrente | Normalmente incluído; confirme se há limite de documentos por mês |
| IVA — apuramento e declaração periódica | Normalmente incluído |
| Processamento de salários | Frequentemente por trabalhador e à parte |
| IES e prestação de contas | Muitas vezes facturada como trabalho anual autónomo |
| Modelo 22 e apuramento de IRC | Verifique se está na avença |
| IRS dos sócios ou gerentes | Quase sempre à parte |
| Resposta a notificações e pedidos de esclarecimento da AT | Rubrica esquecida, e a que mais custa quando aparece |
| Acompanhamento de inspecção tributária | Sempre à parte, e deve ter valor definido à partida |
| Apoio a candidaturas a incentivos | À parte |
O que continua a ser responsabilidade sua
Contratar contabilidade não transfere as obrigações — transfere a execução. Continuam do lado do empresário:
- Entregar os documentos a tempo e completos. Um atraso de entrega é um atraso de declaração, e a coima é da empresa.
- Emitir factura em software certificado e comunicar as séries à Autoridade Tributária.
- Guardar os originais pelo prazo legal.
- Conhecer os números. A responsabilidade da gestão é do gerente, e a lei não a atenua por haver contabilista.
Sinais de alerta
- Não identifica o contabilista certificado que assume as contas, ou identifica-o só depois de insistência.
- Avença muito abaixo do mercado sem que a carteira e a estrutura o expliquem.
- Reporte apenas anual. Sem balancetes periódicos, a contabilidade serve o fisco e não serve a gestão.
- Recusa entregar os ficheiros em caso de mudança, ou entrega apenas listagens em papel.
- Aconselha práticas que dependem de «não ser detectado». A responsabilidade contra-ordenacional e, em casos graves, criminal é da empresa e dos seus gerentes.
Perguntas frequentes
Como verifico se um contabilista está certificado?
No portal da Ordem dos Contabilistas Certificados, que disponibiliza a consulta de inscrições. Confirme na fonte, não no documento que lhe apresentam.
A minha empresa é obrigada a ter contabilidade organizada?
As sociedades comerciais estão, em regra, sujeitas a contabilidade organizada. Empresários em nome individual podem, dentro de determinados limites de rendimento, optar pelo regime simplificado. Confirme o seu enquadramento antes de decidir.
Qual a diferença entre contabilista certificado e empresa de contabilidade?
O contabilista certificado é a pessoa singular inscrita na Ordem que assume tecnicamente as contas e as assina. A empresa de contabilidade é a estrutura que presta o serviço. O contrato deve identificar ambos.
Se mudar de contabilista, posso levar a contabilidade?
Os documentos e os dados são da empresa. Acorde à partida o formato de entrega em caso de cessação — de preferência ficheiros utilizáveis, incluindo SAF-T, e não listagens impressas.
Quem responde por um erro na declaração fiscal?
A obrigação declarativa é da empresa. O contabilista certificado tem responsabilidade profissional própria pelo trabalho técnico que assume, e daí a relevância do seguro de responsabilidade civil profissional. Mas a coima é, em primeira linha, da empresa.
Que documentos tenho de guardar, e durante quanto tempo?
Os documentos de suporte da contabilidade têm prazos de conservação fixados na lei fiscal e comercial. Confirme o prazo aplicável ao seu caso e não pressuponha que o contabilista guarda os originais por si.
Fontes: Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados; Código do IRC e Código do IVA quanto a obrigações declarativas e de escrituração; regime de certificação de programas de facturação da Autoridade Tributária. Os limites do regime simplificado e os prazos de conservação de documentos não foram transcritos e devem ser confirmados para o caso concreto. Conteúdo informativo, que não substitui aconselhamento fiscal ou jurídico.
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