Num orçamento de catering, o preço por pessoa é a informação menos útil que existe. Duas propostas a 35 € por pessoa podem diferir em pessoal, louça, transporte, tempo de serviço, montagem e desmontagem — e a diferença aparece toda no dia do evento, quando já não há alternativa. Comparar catering exige separar comida de serviço.
Este artigo explica como comparar propostas, o que a lei exige a quem prepara refeições fora do estabelecimento, e as cláusulas que evitam surpresas.
Separar comida de serviço
Peça a todos os concorrentes a proposta dividida em quatro blocos. Sem esta separação, as propostas não são comparáveis:
- Comida e bebida — menu, gramagens, número de peças por pessoa em serviços volantes
- Pessoal — quantos empregados de mesa, quantos de cozinha, durante quantas horas, e qual o rácio por convidado
- Material — louça, vidro, talher, toalhas, mobiliário, equipamento de frio e de manutenção de temperatura
- Logística — transporte, montagem, desmontagem, e horas fora do serviço
O bloco 2 é o que mais diferencia qualidade percebida. Um rácio de um empregado por 25 convidados num serviço empratado dá um jantar lento; um por 12 dá um jantar fluido. Nenhuma das duas propostas escreve isso — mas ambas escrevem o número de empregados, se lho pedirem.
O que a lei exige a quem prepara refeições fora do estabelecimento
Catering é actividade de operador do sector alimentar, com uma agravante: a comida é preparada num sítio e consumida noutro. O Regulamento (CE) n.º 852/2004 aplica-se integralmente, e há três pontos que fazem toda a diferença:
- Manutenção da cadeia de temperatura durante o transporte. Frio a frio, quente a quente, com registo. É o ponto crítico do catering e o mais frequentemente descuidado.
- Rastreabilidade dos lotes usados em cada evento — para poder actuar em caso de alerta ou de suspeita de toxinfecção.
- Amostras-testemunho. Em refeições colectivas é prática exigível guardar amostra de cada preparação durante um período determinado, precisamente para permitir investigar uma eventual toxinfecção alimentar. Pergunte se o prestador o faz — a resposta diz-lhe imediatamente com que tipo de operador está a lidar.
Nota de rigor: as regras concretas sobre amostras-testemunho — quantidade, temperatura e período de conservação — constam de orientações e de cadernos de encargos sectoriais que não verificámos item a item. O ponto relevante para quem contrata é que a prática exista e esteja documentada.
Alergénios
O Regulamento (UE) n.º 1169/2011 obriga à informação sobre alergénios também em refeições não pré-embaladas. Num evento, isto significa que o prestador deve poder identificar, prato a prato, os alergénios presentes — e que o cliente deve comunicar antecipadamente as restrições alimentares conhecidas dos convidados.
Uma proposta que não pergunta por restrições alimentares está a dizer-lhe alguma coisa.
Cláusulas que evitam surpresas
- Número mínimo garantido e prazo para confirmar o número final. É o que evita pagar por trinta convidados que não foram.
- Política de alterações — até quando se pode mudar o menu, e a que custo.
- Cancelamento — escalonado por antecedência, com percentagens escritas.
- Prolongamento do serviço — preço por hora extra, acordado à partida. Sem isso, a hora extra é negociada às duas da manhã.
- Bebidas — consumo real ou pacote fechado; quem fornece; se há taxa de rolha se o cliente levar as suas.
- Sobras — o que acontece. Por segurança alimentar, muitas sobras não podem ser cedidas, e convém que isso esteja claro antes e não depois.
- Requisitos do espaço — potência eléctrica, ponto de água, acesso para carga e descarga, espaço de apoio. Um espaço sem estes requisitos obriga a equipamento adicional que tem custo.
- Seguro de responsabilidade civil do prestador, em vigor.
- Plano B para exterior — quem decide, quando decide, e a que custo.
Tipos de serviço, e o que implicam
| Serviço | Implicações |
|---|---|
| Volante — cocktail | Menos pessoal de sala, mais peças por pessoa, mais rotação. Contar peças, não pratos |
| Buffet | Menos pessoal, mais equipamento de manutenção de temperatura, maior desperdício |
| Empratado | Mais pessoal, melhor controlo de porção e de custo, exige espaço de apoio adequado |
| Food station | Bom efeito, exige pessoal por estação e mais potência eléctrica no local |
Perguntas frequentes
Como comparar propostas de catering?
Separe comida, pessoal, material e logística. Compare o rácio de empregados por convidado e as gramagens ou número de peças por pessoa, não o preço por pessoa.
Quantos empregados são precisos?
Depende do tipo de serviço. Um empratado exige um rácio muito superior a um buffet. Peça o número de empregados de sala e de cozinha e as horas contratadas — é informação que qualquer prestador tem e raramente escreve.
O catering tem de cumprir HACCP?
Sim. É operador do sector alimentar e está sujeito ao Regulamento (CE) n.º 852/2004, com exigência acrescida na manutenção da cadeia de temperatura durante o transporte.
O que são amostras-testemunho?
Amostras de cada preparação guardadas durante um período determinado, para permitir investigar uma eventual toxinfecção alimentar. É prática exigível em refeições colectivas e um bom indicador da seriedade do prestador.
Tenho de comunicar alergias antecipadamente?
Deve. O prestador tem de poder identificar os alergénios prato a prato, nos termos do Regulamento (UE) n.º 1169/2011, mas só consegue adaptar o menu se souber com antecedência.
Posso levar as sobras?
Frequentemente não, por razões de segurança alimentar — sobretudo em preparações que estiveram fora de temperatura controlada. Esclareça no contrato, antes do evento.
O que devo verificar no espaço do evento?
Potência eléctrica disponível, ponto de água, acesso para carga e descarga e espaço de apoio para a copa. A falta de qualquer um deles obriga a equipamento adicional com custo.
Fontes: Regulamento (CE) n.º 852/2004, relativo à higiene dos géneros alimentícios; Regulamento (UE) n.º 1169/2011, relativo à prestação de informação aos consumidores sobre os géneros alimentícios. As regras concretas sobre amostras-testemunho constam de orientações e cadernos de encargos sectoriais que não foram verificados item a item. Conteúdo informativo, que não substitui apoio técnico especializado.
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